نشرت قبل فترة تغريدة سألت فيها المتابعين إذا كان العمل لا يمكن أن يتم بشكل فعّال الا بالاجتماعات، وكانت نتيجة الاستفتاء كالتالي:
هل تعتقدون ان العمل لا يمكن أن يتم بشكل فعّال الا بالاجتماعات؟
— Fahad A. Alhamed (@eFhd) February 17, 2023
من وجهة نظري، ليس من الضروري أن يكون الاجتماع هو أول خياراتك لمناقشة موضوع ما، كثير من الأمور يمكن حلها بسهول عبر رسالة بالبريد الالكتروني، أو مكالمة، أو حتى نقاش جانبي غير رسمي.
لكن هذا لايمنع انك احيانا تحتاج إجتماع رسمي في حالات معينة خصوصا مع الإدارة العليا.
في هذه الحالة أعتقد أنه من الضروري الالتزام ببعض الأساسيات من وجهة نظري:
- لا تصدم المدعوين بجدولة إجتماع في وقت قريب مثلا بعد بساعة، من الضروري جدولة الاجتماعات قبل موعدها بوقت كافي، الا في حالات استثنائية.
- حدد عنوان وأجندة واضحة، ليستطيع المدعوين فهك الهدف من الاجتماع.
- ارفق الملفات المطلوب مناقشتها او اطلبها مسبقا.
- جهز كل شي مسبقا، لا يمكن اضاعة وقت الحضور في استكشاف كيفية التعامل مع جهاز التلفزيون لتقديم العرض.
- التزم بوقت الاجتماع قدر المستطاع، الوقت من ذهب.
- اكتب محضر الاجتماع ووزع المهام قبل ختامه، الاجتماع هدفه عادة اتخاذ قرار او حل مشكلة، وليس للدردشة.
- اخيرا الحرص ثم الحرص على آداب الحوار، فلكل مقام مقال.